Работа в программе «КлиК». Часть 1.

Данным материалом мы открываем цикл обучающих статей по работе с crm-системами «Клиент-Коммуникатор» различных конфигураций. В данной статье мы рассмотрим основные способы взаимодействия с интерфейсом системы:

• Как войти в систему КлиК.
• Какие меню и панели доступны в КлиК.
• Как работать с табличными данными.
• Как работать с карточками записей.

Как войти в систему КлиК.

Установка системы «Клиент-Коммуникатор» на компьютер успешно завершена. Теперь настало время для небольшой настройки входа в систему. Для этого требуется запустить саму программу crm. Значок программы может быть найден на рабочем столе или же в разделе «Все программы» меню «Пуск» в папке «КлиК 9.0». Для удобства можно вынести значок на панель задач, используя контекстное меню при нажатии правой кнопкой мыши на значок программы.

Запуск программы может занять небольшое время, это зависит от мощности компьютера, а а также программ, запущенных на нем в текущий момент. В нижней левой части окна отображается информация о версии программного обеспечения с указанием даты релиза, эта информация может потребоваться при обращении в техническую поддержку. В поле «Сервер БД» нужно указать IP-адрес или название сервера базы данных, а также порт и дополнительные параметры. В поле «База данных» требуется указать наименование базы данных, содержащей конфигурационные данные системы «Клиент-Коммуникатор». При этом можно воспользоваться инструментом поиска базы, но он будет работать только в случае ввода логина и пароля. В списке «Тип аутентификации» требуется выбрать один из вариантов входа в систему:

• по логину и паролю базы данных;
• по данным введенным при загрузке компьютера ( для доменных сетей, AD).

В поля «Пользователь» и «пароль» необходимо ввести соответствующие данные для входа в систему.

Также может быть включен «автовход», который запоминает все регистрационные данные и позволяет входить в систему сразу же после запуска программы.

Какие меню и панели доступны в КлиК.

После небольшой загрузки открывается основное окно программы. Список доступных элементов различается в зависимости от конфигурации и настроек ограничений доступа. Часть панелей может быть вызвана или скрыта нажатием кнопок мыши или сочетаниями клавиш на клавиатуре.

Самая верхняя панель предназначена для вызова дополнительных инструментов системы «Клиент-Коммуникатор». С ее помощью могут быть вызваны:

• архив системных сообщений — вызывает список всплывающих системных сообщений за текущий сеанс работы пользователя;
• окно чата — для ведения внутренней онлайн переписки;
• встроенный программный телефон — позволяет принимать и осуществлять звонки, если система интегрирована с АТС;
• выбор тем оформления — позволяет выбрать цветовую палитру и отображение ряда элементов на свой вкус;
• изменение шрифтов — позволяет задать изменение размера шрифта для элементов системы. Полезно, для тех пользователей, зрение которых не позволяет работать с системой в штатном режиме.

Ниже расположены основные панели навигации. Их состав зависит от конфигурации и настроек прав доступа.

Первая доступная кнопка в данном ряду (в виде «домика») вызывает основное меню системы. В данном меню доступны следующие элементы:

• Последние открытые (в правой части открывшегося меню) — список режимов системы, открывавшиеся текущим пользователем в последнее время. Можно закрепить необходимые режимы, чтобы они были доступны всегда.
• Чат (в левой части) — вызов окна чата;
• Монитор активности — выводит список пользователей, работающих в системе в текущий момент;
• Бизнес-процессы — вызывает список всех доступных процессов в системе (по умолчанию пуст);
• Текущие бизнес-процессы — вызывает список доступных процессов, выполняющихся в настоящее время (по умолчанию пуст);
• Пункт «Синхронизация» содержит два элемента:

  • Microsoft Outlook – позволяет, при настроенных правилах обмена, осуществить операции импорта и экспорта данных с системой MS Outlook. Может быть полезно , если часть контактов и задач велась в Outlook;

  • 1С — обмен данными с учетной системой на базе «1С: Предприятие». Позволяет осуществить обмен данными с одной или более базами учетной системы, например «1С: Бухгалтерия» (требуется настройка процедур обмена);
• Пункт «Настройки» вызывает подменю с несколькими элементами:
  • Главная форма — изменение настроек основного окна системы. Включает в себя:
    • Размер шрифта — для увеличения шрифта отображаемых элементов.
    • Панель меню — позволяет отобразить или скрыть (будет отображаться при наведении) панель иконок разделов выбранного пункта основной панели навигации. Также может использоваться нажатие на клавиатуре «стрелки вверх» с зажатой клавишей «CTRL» (CTRL+↑);
    • Панель навигации (она же «панель отчетов») — позволяет отобразить или скрыть панель с отчетами в системе. Также может использоваться нажатие на клавиатуре «стрелки влево» с зажатой клавишей «CTRL» (CTRL+←);
    • Панель информации — позволяет отобразить или скрыть информационную панель, в которой могут находиться дополнительные виджеты (по умолчанию размещен только календарь). Также может использоваться нажатие на клавиатуре «стрелки вправо» с зажатой клавишей «CTRL» (CTRL+→);
    • Панель статуса — позволяет отобразить или скрыть панель с дополнительной информацией о текущем подключении. Также в нижнем правом углу данной панели могут отображаться подсказки по выбранным полям в карточках системы. В нижнем левом углу панели находится кнопка вызова архива всплывающих сообщений (в виде «звездочки») — вызывает список всплывающих системных сообщений за текущий сеанс работы пользователя. Панель может быть вызвана или скрыта также с использованием клавиатуры — «стрелка вниз» с зажатой клавишей «CTRL» (CTRL+↓);
    • Позиция вкладок форм «Сверху» — включено по умолчанию, изменяет отображение вкладок открытых режимов или карточек системы в верхней части экрана, выстраивая их горизонтально.
    • Позиция вкладок форм «Снизу» – изменяет отображение вкладок открытых режимов или карточек системы в нижней части экрана, выстраивая их горизонтально.
    • Позиция вкладок форм «Слева» — изменяет отображение вкладок открытых режимов или карточек системы в левой части экрана, выстраивая их вертикально (удобно, когда требуется открыть много режимов).
    • Позиция вкладок форм «Справа» — изменяет отображение вкладок открытых режимов или карточек системы в правой части экрана, выстраивая их вертикально (также удобно, когда требуется открыть много режимов);
  • Далее следует пункт «Дополнительные настройки». Содержит настройки, которые используются редко:
    • Заголовок для одной вкладки — при определенных настройках карточки записи, в карточке может быть только одна вкладка с полями для заполнения. Если данная опция не выбрана, то вкладка не будет отображаться, и поля будут частью самой карточки. Ярким примером такой карточки являются продукты в продажах;
    • Титул карточки — данная опция отвечает за отображение в верхней части карточки записи ее наименования, по умолчанию выключена;
    • Сменить пароль — пользователь системы «Клиент-Коммуникатор» может самостоятельно сменить пароль для входа в систему, не привлекая службу технической поддержки или администратора системы;
    • Отменить автовход — данная опция активна, если ранее был включен «автовход». Используется редко, чаще всего для работы в двух и более конфигурациях (или при работе в «боевой» и тестовой базах данных);
    • Интеграция с Microsoft Office – если планируется использование шаблонов документов, созданных в MS Word или MS Excel, то данная опция обязательно должна быть включена. Взаимосвязь не сработает, если на компьютере не установлен офисный пакет от компании Microsoft (со свободными офисными пакетами система «Клиент-Коммуникатор» не работает);
    • Установить сертификат — если требования политики безопасности подразумевают использование сертифицированного программного обеспечения, то при выборе данной опции сертификат будет установлен в локальное хранилище из дистрибутива системы;
  • Темы оформления — повторяет настройки оформления из верхней панели инструментов системы;
  • Сохранить настройки — сохранение всех произведенных изменений внешнего вида системы, произведенных текущим пользователем;
  • Восстановить настройки — сброс пользовательских настроек и возврат системы к настройкам по умолчанию;
• Справка — выводит информацию об используемых ресурсах, а также версии программного обеспечения.
• Выход — запускает процедуру выхода из системы, предварительно нужно сохранить все данные, с которыми велась работа (если они не были сохранены до этого).

В основной панели системы выводится список разделов, доступных текущему пользователю. При выборе того или иного раздела раскрывается перечень доступных режимов и форм.

Как работать с табличными формами.

Большинство режимов и форм, вызываемых в системах «Клиент-Коммуникатор», являются табличным представлением данных связанных с определенным классом (справочником, сущностью, объектом) в системе. Например, «Реестр контрагентов» представляет собой табличное отображение данных о контрагентах (клиентах, поставщиках, партнерах — физических и юридических лицах), информация о которых занесена вручную или импортирована в crm-систему. Также в режимах и формах могут быть представлены таблицы записей связанных с основными данными. Так в режиме «Реестр контрагентов», выбрав определенного клиента, можно увидеть в панели вкладок информацию о контактных лицах данной компании, а также всех зарегистрированных в системе документов, связанных с ними.

Работа с таблицами подразумевает достаточно гибкие настройки. Каждый пользователь системы может изменить порядок отображения ячеек таблиц, а также скрыть или отобразить ряд ячеек, назначенных по умолчанию.

Поиск в таблицах может осуществляться с помощью нескольких инструментов:

1. Настроенная панель поиска — поиск осуществляется по набору полей, заданных разработчиком при внедрении системы;
2. Панель дерева фильтров и классификаторов — сегментация табличных данных по определенным правилам (дерево фильтров) или выбор динамических (пополняемых автоматически) параметров (классификатор);
3. Фильтрация данных в ячейках таблицы — возможность выбрать записи по определенным параметрам или указав собственные условия;
4. Поиск путем ввода запроса напрямую в таблицу — например, для поиска компании по названию можно начать вводить его (название) прямо в таблице, и система будет переключаться между записями, которые соответствуют вводимому значению.

Также полезным может оказаться инструмент группировки, позволяющий сформировать структурированные группы записей по определенным параметрам. Например, можно задать многоуровневую группировку с использованием данных о кураторе, стране и городе клиента — сформировав таким образом удобную структуру для работы с данными.

Выбор записи в таблице осуществляется однократным нажатием левой кнопки мыши. Если же требуется выполнить действия с несколькими записями — необходимо осуществлять нажатия мыши с зажатой клавишей «SHIFT» (выбор подряд) или «CTRL» (выбор вразнобой) на клавиатуре.

Добавление новых записей в табличную форму может осуществляться через вызов контекстного меню нажатием правой кнопки мыши или нажатием клавиши «INS» (INSERT) на клавиатуре. Просмотр или изменение уже введенных записей осуществляется:

• вызовом команды «Изменить» контекстного меню;
• двойным нажатием левой кнопки мыши на выбранной записи;
• нажатием клавиши «F2» на клавиатуре при выбранной записи в таблице;

При этом откроется окно (или вкладка) карточки выбранной (или новой) записи в системе.

Как работать с карточками записей.

Карточка записи в системе «Клиент-Коммуникатор» представляет собой совокупность нескольких элементов:

• Панель кнопок — основные инструменты работы с карточкой:
  • Все действия — содержит список всех доступных для выбора действий с данными в карточке.
  • Сохранить — сохраняет изменения без закрытия карточки записи.
  • Сохранить и закрыть — сохраняет изменения и закрывает текущую карточку.
  • Отчеты и транспорт — вызывает список действий, который состоит из:
    • отчеты — печатные формы документов, формируемых автоматически на основе введенных данных;
    • массовая рассылка — вызов инструмента отправки письма по настроенному шаблону. Позволяет использовать готовые («быстрые») письма, в которых информация подставляется на основе данных (например, отправить персонализированные письма всем контактам выбранного клиента — обращение будет сформировано автоматически для каждого);
    • транспорт — вызов различных каналов связи с клиентом на основе данных, указанных в карточке. Это может быть телефон, skype, почта или переход на сайт клиента.
• Панель навигации — может быть отображена в левой части карточки. Содержит ссылки на табличные или графические формы, связанные с данной записью. Например, это позволяет быстро найти или добавить договор с клиентом.
• Вкладки карточки — визуально сгруппированный набор полей, несущих единую смысловую нагрузку. Например, основные данные и дополнительная информация.
• Поля карточки — набор данных для просмотра и заполнения. При этом существует несколько видов полей:
  • Красные — обязательные для заполнения данные. Без их ввода система не даст сохранить запись.
  • Белые — необязательные к заполнению.
  • Серые — поля заполняемые автоматически и не предназначенные для изменения пользователями.
  • Справочные поля — выбор осуществляется из списка или вызовом справочника. В некоторых полях возможен переход в карточку связанной записи.

Резюме и контрольные задачи.

Представленная в данной статье информация позволяет получить общее представление о работе с интерфейсом систем на базе платформы «Клиент-Коммуникатор». Более подробно с возможностями системы можно ознакомиться, воспользовавшись бесплатной демонстрационной версией выбранной crm-системы.

Когда вы получите доступ к системе с демонстрационными данными, просим вас выполнить следующие задачи:

1. Войдите в систему.
2. Настройте визуальную тему на отличную от темы по умолчанию.
3. Выберите оптимальный для вас шрифт в системе.
4. Настройте взаимосвязь системы с офисным пакетом MS Office на вашем компьютере.
5. Откройте «Реестр контрагентов».
6. Отфильтруйте контрагентов, которые находятся в городе Москва.
7. Создайте новую запись в «Реестре контрагентов».

В ближайшее время будут доступны материалы по работе с электронной почтой в системах «КлиК», а также по работе с отчетами и органайзерами в системе.

---

CRM-решения, которые будут вам полезны:

• КлиК. BTL-агентство -

  «Клиент-Коммуникатор. BTL-агентство» — система автоматизации управления рекламным агентством полного цикла, сочетающая функциональность системы по работе с клиентами, работе с поставщиками и партнерами, инструмент управления мероприятиями и персоналом, участвующим в данных мероприятиях.

• КлиК. Торговля -

  Клиент-Коммуникатор. Торговля — система автоматизации управления бизнесом, сочетающая функциональность системы по работе с клиентами, работе с поставщиками и партнерами, инструмент управления рекламными кампаниями, а также финансовый учет и управление складскими запасами.

• КлиК. Управление -

  Клиент-Коммуникатор. Управление — это программное crm-решение, автоматизирующее контроль работы с клиентами и поставщиками. В системе реализованы планирование и контроль маркентинговых вложений, а также планирование и контроль финансовых поступлений и расходов.